Die intelligente und kostengünstige Erfassungslösung für Ihre Dokumente.
ODS docStation ist ein Werkzeug zur effizienten Erfassung von Dokumenten aller Art. Durch Bündelung von Komponenten aus dem ODS Framework zu einer Lösung, welche optimal an Ihre individuellen Geschäfts-Prozesse und Systeme wie ERP, CRM und ECM abgestimmt ist, erhalten Sie mit docStation eine kostengünstige und gleichzeitig zukunftssichere Erfassungslösung.
Die Papierdokumente können an einem lokalen Arbeitsplatzscanner, mit bereits vorhandener Scan-Software oder dem ODS scanClient oder an Multifunktiongeräten im Netzwerk eingescannt werden.
Basierend auf Technologien wie OCR, Barcode-Erkennung (1D/2D) werden Inhalte aus Dokumenten aller Art gewonnen und automatisch oder manuell verschlagwortet. Mit einer speziell entwickelten Technologie kann der Dokumentinhalt mit einer Adressdatenbank abgeglichen werden und Felder wir z.B. Kundennummer, Kundenname automatisch gefüllt werden, ohne, dass das System trainiert oder aufwendig konfiguriert wird.
Die Ablage bzw. die Weitergabe und Verknüpfung des Dokuments, bzw. Index, kann in verschiedenen Formaten wie TIFF, PDF/A oder XML erfolgen, optional auch mit Volltextindex erfolgen.
Unterstütze System für die Weitergabe der Dokumente sind zum Beispiel:
o genesisWorld®
o Windream®
o Saperion®
o SAP®
o Ordat/FOSS
o MS-Sharepoint
Die Anbindung an hier nicht aufgeführte Geschäftssysteme und/oder der Einsatz von ODS docStation als Partnerlösung ist durch die offene Architektur berücksichtigt und gewünscht.
Im kostengünstigen Standardpaket ist z.B. nachfolgendes Szenario abgedeckt, als Produkt erhältlich und jederzeit modular erweiterbar:
- Scannen mit ODS scanClient Twain
- Überwachung eines Dokumentenverzeichnisses
- Bearbeitung der Dokumente in docStation (Ansicht, Sortieren, Zusammenstellen und Heften)
- Erkennung von Adressdaten in drei fest-gelegten Zonen auf der ersten Seite eines Dokuments
- Validierung der erkannten Adressdaten gegen Ihre SQL-Adressdatenbank
- Export des Dokumentes, mit Index, in das Dateisystem, nach genesisWorld oder nach Windream.
Standardmäßig enthalten ist auch die Übernahme von wichtigen Feldern aus Ihrer Adressdatenbank wie z.B.:
- Adress-Nummer (Bsp.: Kundennummer)
- Firma, Straße, PLZ, Ort
Ebenso enthalten ist die programmgestützte Übernahme nachfolgender Inhalte aus dem Dokument:
- Dokumentennummer bzw. Belegnummer
- Dokumentenart
- Dokumentendatum
- Bemerkung (frei definierbares Eingabefeld)
Optionale Erweiterungen zum Standard:
- Kopfdatenerkennung
- Emailbenachrichtigung / Weiterleiten
- Starten von Workflows
- Anbindung an SAP-ArchiveLink (RFC)
- Anbindung an weitere ERP/DMS Systeme